DATA ENTRY

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CARICA E ARCHIVIA FACILMENTE I DOCUMENTI

E’ possibile caricare nel sistema documenti di ogni tipo (immagini, file office, video, file di testo ecc.) 

Chiunque può inserire i propri documenti all’interno del software con estrema facilità.

L’archiviazione può avvenire in due modi:

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DA FILE DIGITALE

Se si ha il documento in formato digitale, si carica semplicemente il file all’interno del sistema.

Per caricare un file digitale sul sistema, basterà semplicemente attribuire un nome/descrizione al documento che si desidera archiviare e cliccare sulla funzione “Scegli file” dal quale sarà possibile selezionare il documento desiderato all’interno del proprio computer.

DA FILE CARTACEO

Se si ha il documento in formato cartaceo, si effettua una scansione asincrona con il QRCode generato dal sistema.

Per caricare un documento in formato cartaceo all’interno del sistema, si genera un QRCode che permetterà poi al sistema di riconoscere ed archiviare automaticamente il file nell’apposita sezione creata all’interno del sistema.

In caso di documenti scansionati, il sistema converte il file immagine (multi pagina) in PDF/A per l’archiviazione.
Il PDF è un formato di archiviazione che memorizza gli oggetti strutturati (come testo, immagini vettoriali e raster) consentendo la ricerca full-text nell’intero archivio. Con il PDF/A si definiscono un insieme di requisiti che rendono possibile l’archiviazione nel lungo periodo. Infatti, l’aspetto visivo dei documenti elettronici si preserva nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per la creazione.

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La procedura per archiviare digitalmente un documento è la seguente:

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CREARE UNA NUOVA CARTELLA

Si crea una nuova cartella all'interno della quale si andrà a caricare il file da archiviare.

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GENERARE IL CODICE QR

Selezionando i file logici creati e cliccando su "Stampa PDF" si crea la lista di codici QR da poter stampare e attaccare sui rispettivi documenti cartacei.

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ATTRIBUIRE UN NOME AL FILE

Si registra il documento nel sistema, cioè si attribuisce un nome al documento o all'insieme di documenti che si vogliono digitalizzare, così da renderne più semplice la ricerca.

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STAMPA DEL CODICE QR

Il sistema crea un flusso di repository, cioè crea un flusso di codici QR relativi ai diversi documenti registrati.

A questo punto si stampa la lista dei codici da applicare ai relativi documenti registrati.
La stampa si può effettuare in due modi:

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su multifile , quindi si può scegliere se stampare 50 file che sono dei mini QRCode, qualora i documenti sono tutti diversi tra loro;

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su un singolo file, quindi si può stampare un unico codice da applicare ad un intero blocco di documenti appartenenti alla stessa categoria.

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SCANSIONE DEL DOCUMENTO CON QRCode

Infine si effettua la scansione dei documenti con il relativo codice applicato che permetterà al sistema di riconoscere il documento e caricarlo come TIFF multi pagina nella categoria a cui appartiene appunto il codice. In pratica c’è un servizio che recupera i file scansionati e li associa (si tratta del report sulla base dati).