E’ possibile caricare nel sistema documenti di ogni tipo (immagini, file office, video, file di testo ecc.)
Chiunque può inserire i propri documenti all’interno del software con estrema facilità.
Se si ha il documento in formato digitale, si carica semplicemente il file all’interno del sistema.
Per caricare un file digitale sul sistema, basterà semplicemente attribuire un nome/descrizione al documento che si desidera archiviare e cliccare sulla funzione “Scegli file” dal quale sarà possibile selezionare il documento desiderato all’interno del proprio computer.
Se si ha il documento in formato cartaceo, si effettua una scansione asincrona con il QRCode generato dal sistema.
Per caricare un documento in formato cartaceo all’interno del sistema, si genera un QRCode che permetterà poi al sistema di riconoscere ed archiviare automaticamente il file nell’apposita sezione creata all’interno del sistema.
In caso di documenti scansionati, il sistema converte il file immagine (multi pagina) in PDF/A per l’archiviazione.
Il PDF è un formato di archiviazione che memorizza gli oggetti strutturati (come testo, immagini vettoriali e raster) consentendo la ricerca full-text nell’intero archivio. Con il PDF/A si definiscono un insieme di requisiti che rendono possibile l’archiviazione nel lungo periodo. Infatti, l’aspetto visivo dei documenti elettronici si preserva nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per la creazione.
Si crea una nuova cartella all'interno della quale si andrà a caricare il file da archiviare.
Selezionando i file logici creati e cliccando su "Stampa PDF" si crea la lista di codici QR da poter stampare e attaccare sui rispettivi documenti cartacei.
Si registra il documento nel sistema, cioè si attribuisce un nome al documento o all'insieme di documenti che si vogliono digitalizzare, così da renderne più semplice la ricerca.
Il sistema crea un flusso di repository, cioè crea un flusso di codici QR relativi ai diversi documenti registrati.
A questo punto si stampa la lista dei codici da applicare ai relativi documenti registrati.
La stampa si può effettuare in due modi:
su multifile , quindi si può scegliere se stampare 50 file che sono dei mini QRCode, qualora i documenti sono tutti diversi tra loro;
su un singolo file, quindi si può stampare un unico codice da applicare ad un intero blocco di documenti appartenenti alla stessa categoria.
Infine si effettua la scansione dei documenti con il relativo codice applicato che permetterà al sistema di riconoscere il documento e caricarlo come TIFF multi pagina nella categoria a cui appartiene appunto il codice. In pratica c’è un servizio che recupera i file scansionati e li associa (si tratta del report sulla base dati).
Categoria di dati | Esemplificazione delle tipologie di dati |
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Dati anagrafici | nome, cognome, indirizzo, nazionalità, provincia e comune di residenza, telefono fisso e/o mobile, fax codice fiscale/partita iva, indirizzo/i mail |
Dati bancari | IBAN e dati bancari (ad eccezione del numero della Carta di Credito) |
Dati di traffico telematico | Log, indirizzo IP di provenienza |
Categorie di destinatari | Finalità |
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Terzi fornitori* | Erogazione di servizi (assistenza, manutenzione, consegna/ spedizione prodotti, erogazione di servizi aggiuntivi, fornitori di reti e servizi di comunicazione elettronica) connessi alla prestazione richiesta |
Istituti di credito e di pagamento digitale, Istituti bancari /postali | Gestione di incassi, pagamenti, rimborsi connessi alla prestazione contrattuale |
Professionisti/consulenti esterni e Società di consulenza | Adempimento degli obblighi di legge, esercizio dei diritti, tutela dei diritti contrattuali, recupero del credito |
Amministrazione finanziaria, Enti pubblici, Autorità Giudiziaria, Autorità di vigilanza e controllo | Adempimento degli obblighi di legge, difesa dei diritti; elenchi e registri tenuti da pubbliche Autorità o enti similari in base a specifica normativa, in relazione alla prestazione contrattuale |
Soggetti formalmente delegati o aventi titolo giuridico riconosciuto | Rappresentanti legali, curatori, tutori, etc. |