ELIMINAZIONE DEL CARTACEO
AUTENTICAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI
Grazie alle procedure stabilite dall’Ordinamento Giuridico Italiano (emanazione della normativa sulla smaterializzazione dei documenti) è possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali attraverso la scansione e l’acquisizione di documenti che vengono così inseriti nell’archivio digitale.
Questo consente di ridurre la quantità di archivi cartacei sino alla loro definitiva eliminazione, rendendo possibile la conservazione in formato digitale di qualsiasi tipo di documento, ma conservando la validità legale nel tempo. Tale operazione è garantita dalla firma digitale mediante il sistema di firma elettronica grafometrica che assicura l’autenticità e integrità dei documenti conservati digitalmente, ottemperando gli obblighi di legge.
La conservazione sostitutiva permette un risparmio notevole (del 50%) sui costi di gestione, cioè di stampa, di stoccaggio, di ricerca e di archiviazione dei documenti che, tra l’altro, devono essere conservati per più anni.
Inoltre, permette un risparmio anche per quanto l’utilizzo di spazi per la conservazione della carta, infatti, il posto occupato dall’archivio tradizionale, potrà essere riutilizzato per altre attività ben più redditizie quali uffici nuovi, sale riunioni, sale attesa, mense aziendali, magazzini per materiali quotidiani ecc.